Política de Tratamiento de Datos Personales

Versión 1.0 — Vigente desde el 12 de junio de 2026

Sabnez Consulting S.A.S.

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

2. Marco legal

La presente política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen.

3. Objeto y alcance

Esta política establece los lineamientos bajo los cuales Sabnez Consulting S.A.S. (en adelante, "Sabnez"), en calidad de Responsable del Tratamiento, recolecta, almacena, usa, circula, transmite, transfiere y suprime los datos personales de los titulares con los que se relaciona: clientes y prospectos, empleados y candidatos, contratistas, proveedores, aliados y visitantes de su sitio web.

4. Definiciones

Para efectos de esta política se aplican las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013, entre ellas:

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (salud, biometría, orientación, creencias, entre otros).
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: quien decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. Para esta política, Sabnez.
• Encargado del Tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento.
• Transmisión / Transferencia: comunicación de datos a un Encargado (transmisión) o a otro Responsable (transferencia), dentro o fuera de Colombia.

5. Principios rectores

Sabnez aplica en todo tratamiento los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, conforme al artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

6. Tratamiento y finalidades

6.1 Clientes, prospectos y contactos comerciales

Datos tratados: nombre, cargo, empresa, correo electrónico corporativo, teléfono y la información suministrada en formularios o comunicaciones.

Finalidades: (i) atender solicitudes de información y contacto; (ii) elaborar propuestas comerciales y celebrar y ejecutar contratos; (iii) gestionar la relación comercial, facturación y cartera; (iv) enviar comunicaciones comerciales sobre servicios de Sabnez, previa autorización; (v) realizar encuestas de satisfacción; (vi) cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.

6.2 Empleados, exempleados y candidatos

Datos tratados: identificación, datos de contacto, información académica y laboral, datos de seguridad social y nómina, información bancaria para pagos y, cuando sea estrictamente necesario y con autorización expresa, datos sensibles (por ejemplo, información de salud para afiliaciones y seguridad y salud en el trabajo).

Finalidades: (i) adelantar procesos de selección y vinculación; (ii) ejecutar el contrato laboral, incluida la liquidación y pago de nómina, prestaciones y aportes; (iii) afiliaciones al sistema de seguridad social; (iv) cumplir el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo; (v) expedir certificaciones laborales; (vi) gestionar accesos a herramientas y sistemas de la compañía; (vii) cumplir obligaciones legales. Los datos de exempleados se conservan por los términos exigidos por la legislación laboral y tributaria.

La hoja de vida de los candidatos no seleccionados se conservará por un máximo de doce (12) meses para futuros procesos, salvo solicitud de supresión del titular.

6.3 Proveedores y contratistas

Datos tratados: identificación, datos de contacto, información tributaria y bancaria de personas naturales.

Finalidades: (i) gestión precontractual y contractual; (ii) pagos y cumplimiento de obligaciones tributarias; (iii) evaluación de proveedores.

6.4 Visitantes del sitio web

Datos tratados: los suministrados voluntariamente en el formulario de contacto y los datos de navegación recolectados mediante cookies, conforme a la Política de Cookies publicada en el sitio.

Finalidades: (i) atender la solicitud del titular; (ii) contacto comercial posterior, previa autorización; (iii) estadísticas de uso del sitio (solo con cookies autorizadas).

7. Datos sensibles y datos de menores de edad

El tratamiento de datos sensibles es facultativo: el titular no está obligado a autorizarlo. Sabnez solo trata datos sensibles cuando es estrictamente necesario (por ejemplo, en el marco de la relación laboral) y con autorización expresa del titular, informándole qué datos son sensibles y la finalidad.

Sabnez no recolecta intencionalmente datos de niños, niñas y adolescentes a través de su sitio web. Cualquier tratamiento de datos de menores respetará su interés superior y sus derechos fundamentales, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

8. Autorización

Sabnez obtiene la autorización previa, expresa e informada del titular por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior: documento físico, medio electrónico (incluidos formularios web con casilla de aceptación) o conducta inequívoca en los términos del Decreto 1377 de 2013. No se requerirá autorización en los casos exceptuados por el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

9. Derechos de los titulares

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones al régimen de protección de datos.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

10. Procedimiento para consultas y reclamos

Canal de atención: los titulares pueden ejercer sus derechos enviando una comunicación al correo contacto@sabnez.com con el asunto "Protección de Datos Personales", o por escrito a la dirección del domicilio indicada en el numeral 1, acreditando su identidad (o la calidad de causahabiente, representante o apoderado).

Consultas: serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla en dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos: si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas; transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido. El reclamo completo será atendido en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Cuando no fuere posible, se informará al interesado los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Área responsable: Camila Sabogal, Coordinadora de Servicios de Sabnez Consulting S.A.S.

11. Transmisiones y transferencias de datos

En desarrollo de su objeto social, Sabnez puede transmitir o transferir datos personales a: (i) encargados que prestan servicios de hosting, correo electrónico, nómina o software empresarial, dentro o fuera de Colombia; (ii) clientes y aliados, cuando sea necesario para la ejecución de los servicios contratados; (iii) autoridades competentes que los requieran. En transferencias internacionales, Sabnez verificará que el país receptor garantice un nivel adecuado de protección o que se cumpla alguna de las excepciones del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, y suscribirá los acuerdos de transmisión a que haya lugar conforme al Decreto 1377 de 2013.

12. Medidas de seguridad

Sabnez adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, incluyendo control de accesos, cifrado en tránsito, respaldos periódicos y deberes de confidencialidad de su personal.

13. Vigencia y conservación

Esta política rige a partir de su publicación. Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y las obligaciones legales, contractuales, contables y tributarias aplicables; vencidos dichos términos, serán suprimidos o anonimizados de forma segura.

Las bases de datos de Sabnez tendrán una vigencia igual al término de duración de la sociedad y, en todo caso, el necesario para el cumplimiento de las finalidades aquí descritas.

14. Modificaciones

Sabnez podrá modificar esta política en cualquier momento. Cualquier cambio sustancial será comunicado oportunamente a los titulares a través del sitio web https://sabnez.com y, cuando la ley lo exija, se obtendrá nueva autorización.